Правила за приемане на дарения от библиотечни документи

Регионална библиотека „Захарий Княжески” приветства и насърчава дарения, които отговарят на текущите интереси и приоритети на читателската аудитория и допълват колекциите ѝ по отношение на вид на изданията, тематична насоченост, научност и плурализъм.
Библиотеката получава право на собственост върху дарените документи и може да ги владее, ползва и да се разпорежда с тях съобразно своите функции, цели и задачи.

Раздел I
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Правилата са изработени съгласно разпоредбите на:

Закон за обществените библиотеки
Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. за съхраняването, ползването и разпореждането с документи от библиотечния фонд
Дарения за колекциите: Насоки за библиотеките на Секцията по комплектуване към ИФЛА, 2008 г.
Инструкции на Българската библиотечно-информационна асоциация

Раздел II
ЦЕЛИ

Гарантиране на еднакви условия и ръководни принципи при приемане на дарения от библиотечни документи.
Създаване на необходимата организация и процедури при приемане на дарения.

Раздел III
ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ДАРЕНИЯТА

Библиотеката приема само такива дарения, които отговарят на профила на изграждане на фондовете ѝ, съответстват на изискванията и критериите за подбор, използвани при покупката на нови библиотечни документи – т.е. да инвентира подареното заглавие само в случай че е важно за фонда и за него бихме отделили средства за закупуване.
Библиотеката приема както отделни библиотечни документи, така и обособени колекции (лични библиотеки).
Библиотеката приема дарения, които са придружени от опис, в който са отразени следните данни: автор, заглавие и година на издаване за съгласуване и подбор за документи, издадени преди повече от десет години. За такива, издадени през последните десет години, опис не се изисква.
За документи, които представляват културна ценност, дарителят се задължава да предостави информация за произхода им и пътя им до библиотеката.

Раздел IV
НЕПОИСКАНИ ДАРЕНИЯ

Библиотеката не приема материали:
в лошо физическо състояние;
остарели по съдържание;
неподходящи за профила на библиотеката;
минали течения на периодични издания (с изключение на документи, които са липсващи във фонда ѝ произведения за Стара Загора и края или от старозагорски автори, както и такива, които представляват културна ценност);
документи, притежание на други библиотеки.
Не се приемат дарения, които са обект на интерес или притежание на други институции – музеи, архиви, галерии и др. По изключение могат да се приемат материали, които не са характерни за колекциите на библиотеката, само ако това е в интерес да се запази целостта на дарението.
Библиотеката не поощрява непоискани дарения с поставени условия от дарителя и запазва правото си след преценка на необходимостта от дарението за нейните читатели да разполага с него както намери за добре. Предложенията за дарения с поставени условия се разглеждат индивидуално за всеки отделен случай.

Глава V
ПРОЦЕДУРА ПО ПРИЕМАНЕ НА ДАРЕНИЯ

Библиотеката огласява правилата за дарения на своя сайт и на достъпни за читателите места в библиотеката.
Библиотеката не поема разходите по доставката и транспорта на даренията, освен в случаите, когато те са с изключителна ценност за нея.
С цел улесняване на дарителя даренията се приемат във всички отдели на библиотеката от служители, които я представляват – директор, гл. библиотекар, библиотекари, отговорни за развитието и опазването на фондовете.
Дарителят (или служител на библиотеката, когато това се налага) попълва бланка за дарение (по образец).
По желание от страна на дарителя се издава Свидетелство за дарение.
Дарението се вписва в „Списък на дарителите”, съдържащ следната информация: входящ номер, от кого е дарението – три имена, адрес, телефон, имейл; вид и брой на дарените документи.
Библиотеката не поема ангажимент за обработка на дарения в рамките на поставен срок.
Комисия изготвя оценка на дарените книги и взема решение за необходимостта от регистрирането им на основата на политиката за комплектуване и развитие на библиотечните фондове.
Регистрирането се извършва с Акт за дарение, към който се прилага списък на регистрираните библиотечни документи, представляващ неразделна част от него.
Когато в дарението има материали без информация за цена, комисия извършва финансова оценка и определя стойността им по пазарни цени. Когато дарението съдържа редки и ценни документи, комисията може да извърши консултация със специалисти.
Служител на библиотеката поставя на всеки документ печат „Дарение от…” и вписва името на дарителя. При изрично заявено искане на дарителя библиотеката подкрепя желанието му за анонимност.
След регистрация, обработка и каталогизация, съгласно Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. за съхраняването, ползването и разпореждането с документи от библиотечния фонд, дарените материали стават неотменна част от фонда на библиотеката.
Части от дарения, които дублират документи от библиотечния фонд не се усвояват и се предоставят на други библиотеки, културни институции и неправителствени организации.